Процесс сканирования оригиналов является первой и наиболее важной составной частью процесса создания электронного архива. Правильно организовать данный процесс, подобрать необходимое оборудование и программное обеспечение, произвести его установку и настройку, определить регламент технического обслуживания и поддержки получившейся системы ввода документов — все это составные части, определяющие будет ли проект создания электронного архива успешным.

В предыдущей статье мы в общих чертах определили что из себя представляет электронный архив. Теперь давайте подробнее остановимся на процессе сканирования, как этапе создания электронного архива.

Сканирование

Процесс  сканирования, как это ни банально, - начинается со сканера. Выбор сканера, а зачастую нескольких сканеров, которые будут участвовать в проекте по созданию электронного архива документов — задача не тривиальная. Поэтому остановимся по подробнее на этом вопросе.

Понятие поточный, протяжной сканер

Протяжные сканеры часто еще называют документными или поточными. Это обусловлено тем, что устройства данного типа могут сканировать только расшитые документы, отдельные листы бумаги, которые с помощью системы автоматической подачи протягиваются перед неподвижной сканирующей головкой.

Информация об изображении на поверхности листа преобразуется в цифровой вид и передается в компьютер для последующей обработки. В связи с тем, что скорость обработки документов в таких сканерах довольно высока (модели верхнего уровня способны сканировать до 150 страниц в минуту), процесс сканирования превращается в поток. Отсюда и название - поточные.

Исходя из вышесказанного можно сделать вывод: назначение протяжных сканеров - это работа в офисах, где важной составляющей бизнес-процессов является процесс ввода документов с бумажных носителей.

Эти сканеры позволяют автоматизировать процесс сканирования больших объемов офисной документации. Ролики системы автоматической подачи листов протягивают сканируемый оригинал перед неподвижной фотосчитывающей системой, которая преобразует отраженный от поверхности оригинала свет в последовательность электронных сигналов.

К сожалению, этот тип не предназначен для сканирования скрепленных листов,  поэтому зачастую такие сканеры имеют встроенное планшетное устройство сканирования, либо присоединяемый планшет, приобретаемый отдельно. В такой связке документный сканер легко справится со сшитыми документами, книгой или журналом. Такой комбинированный тип сканера называют планшетно - протяжной.

Выбор сканера

Сегодня на рынке поточных сканеров представлено несколько ведущих игроков: во-первых так называемая «большая тройка» - Canon, Kodak (новое название Kodak Alaris), Fujitsu. Продукция данных компаний, как правило, высококачественные изделия их собственной разработки. Так же данную продукцию, но в меньшем ассортименте, предлагают такие маститые производители электроники как Panasonic, HP, Epson. Сканеры, продающиеся розничным покупателям под данными брендами - как правило - продукция, изготовленная OEM-способом, то есть получаемая путём сборки типовых комплектующих в  типовую конфигурацию. Компанию, которая занимается сборкой конечного продукта, называют OEM-производителем, а компанию, которая поставляет типовые комплектующие, — OEM-поставщиком. OEM — компонентами называется продукт, использующийся как составная часть завершенного продуктового решения. На сегодняшний день некоторые компании OEM -поставщики выводят свою продукцию на розничный рынок под своими собственными марками. Яркий пример - Avision, Microtek. Продукция под данными марками обладает схожими характеристиками с моделями известных брендов при этом имея более низкую стоимостью.

Для того чтобы среди многообразия документных сканеров выбрать модель, которая оптимально подойдет для решения поставленных заказчиком задач, необходимо объективно и четко определить и описать бизнес - потребности, связанные с вводом и обработкой документов.

Вот несколько вопросов, ответы на которые помогут существенно сузить круг рассматриваемой продукции и сделать в итоге правильный выбор:

•  Каков ежедневный объём документов, которые должны быть отсканированы?

•  Должны ли документы сканироваться в цветном или в чёрно-белом режиме?

•  Являются документы одно- или двухсторонними?

•  Каков максимальный формат оригиналов?

•  Необходимо ли улучшение качества изображения в процессе сканирования?

•  Какие дополнительные возможности необходимы:

            - сканирование по сети, отправка по электронной почте,

            - надпечатки на отсканированных документах,

            - распознавание штрих кодов,

            - сканирование сброшюрованных, сшитых, либо ветхих документов?

Все документные сканеры можно условно разделить на четыре категории в зависимости от производительности и рекомендуемой ежедневной нагрузки.

• Сканеры малой производительности
  (скорость сканирования - до 30 листов в минуту, рекомендуемая нагрузка - до 2000 листов в день)
• Сканеры средней производительности
  (скорость сканирования - до 60 листов в минуту, рекомендуемая нагрузка - до 8000 листов в день)
• Высокопроизводительные сканеры
  (скорость сканирования - до 90 листов в минуту, рекомендуемая нагрузка - до 50000 листов в день)
• Сканеры для массового ввода документов
  (скорость сканирования - от 100 листов в минуту и более, рекомендуемая нагрузка - 100000 и более листов в день)

Для того чтобы приблизительно определить, какую скорость должен иметь сканер для решения поставленной задачи, нужно разделить объём работы на срок, за который её нужно выполнить. Таким образом, Вы сначала сужаете свой выбор до конкретной группы, а затем в зависимости от остальных требований делаете окончательный выбор.

Теперь, когда мы определили необходимую нам группу сканеров по скорости и нагрузке, пройдемся по другим характеристикам, которыми обладает сканер и которые так же могут повлиять на окончательный выбор.

Основные характеристики сканеров

ежедневная нагрузка

рекомендованная производителем сканера нагрузка, при которой оборудование обеспечивает бесперебойную работу в течение заявленного количества часов. Время от времени допускается превышение этой нагрузки в пределах 30% - так называемая пиковая нагрузка.

скорость сканирования

указывая скорость, производители имеют в виду количество листов, обрабатываемых сканером в единицу времени. При этом, если речь идёт о двухстороннем сканировании, то это число умножается на два, поскольку в результате получается в 2 раза больше изображений. Скорость сканирования зависит от следующих параметров:

формат оригинала - оригинал формата А4 будет отсканирован быстрее, чем А3

ориентация бумаги - при горизонтальной (Landscape) загрузке бумаги скорость сканирования выше, чем при вертикальной (Portrait)

разрешение - чем выше выбранное разрешение, тем ниже скорость сканирования

режим сканирования (цветной, чёрно-белый, оттенки серого) - скорость работы в чёрно-белом режиме, как правило, выше, чем при работе в цвете или в оттенках серого. Могие современные модели сканеров обрабатывают документы с одинаковой  скоростью, независимо от выбранного режима.

максимальный формат оригинала

максимальный линейный размер исходного документа, подаваемого в сканер.

сканер может работать также со всеми форматами меньше максимального, начиная, как правило, с А8.

максимальное оптическое разрешение

Современные сканеры сканирую как правило с разрешением 600 точек на дюйм (dots per inch, dpi). Есть варианты с разрешением 1200dpi. Выбор одного основных рабочих значений разрешения при сканировании (150, 200, 300, 400 dpi) как правило, реализован в драйвере сканера и устанавливается в диалоге сканирования.

наличие дуплекса

означает наличие одной или двух оптических систем и, соответственно, возможности одновременного сканирования обеих сторон документа. Современные модели сканеров, за редким исключением - двухсторонние.

сканирование в цвете

цветные модели позволяют обрабатывать документы в цветном режиме, в то время, как чёрно-белые - только в монохромном режиме и в оттенках серого. Сейчас все производители сканеров выпускают цветные модели, поскольку именно они дают пользователям максимум возможностей при работе с изображениями.

наличие планшета

отличительной чертой документных сканеров является наличие автоподатчика - лотка для пакетной подачи бумаги. В то же время некоторые модели сканеров помимо автоподатчика оснащены планшетом для сканирования нерасшитых (сброшюрованных) или ветхих документов, требующих бережного отношения. Для некоторых моделей сканеров производители поставляют опциональные планшеты, что позволяет подключать и использовать планшет только тогда, когда он действительно необходим для сканирования книг, журналов, сброшюрованных документов, а затем легко снимать его, освобождая пространство на рабочем месте.

емкость автоподатчика (ADF)

варьируется в пределах от 50 листов у моделей малой производительности и до 500 у сканеров для массового ввода документов. При этом, как правило, ёмкость указывается для листов плотностью 80 г/м2 (стандартная офисная бумага). Емкость ADF может играть немаловажную роль при обработке больших объемов документов, т.к. возможность загрузить единовременно большее количество листов может стать ключевым преимуществом в скорости обработки.

тип интерфейса

способ (стандарт) подключения сканера к персональному компьютеру. Как правило это высокоскоростной USB порт. Возможно наличие у сканера нескольких интерфейсов подключения. Дополнительно сканер может быть оснащен сетевым интерфейсом или модулем беспроводного соединения.

Мы рассмотрели так называемые «железные» характеристики сканера, то есть параметры, определяемые конструктивной, аппаратной реализацией.

Помимо данных характеристик, важно понимать свойства и функционал, которые добавляет сканеру программное обеспечение, прежде всего - драйвер сканера.

Драйвер сканера. Что это?

В комплект поставки любого сканера входит пакет программного обеспечения, ответственного за правильное распознавание устройства при подключении к персональному компьютеру, а так же обеспечивающего его правильную работу. Данное специализированное ПО называется драйвер. Набор драйверов может различаться в зависимости от модели, но, существуют и универсальные интерфейсы, необходимые для взаимодействия сканера с операционной системой компьютера. В частности, нередко в описаниях сканера можно встретить такие аббревиатуры как TWAIN, WIA и ISIS-драйверы (стандарты, протоколы). Попробуем разобраться, что обозначает каждое название, и какие функции выполняет каждый из драйверов.

TWAIN

На самом деле, TWAIN – это не аббревиатура, а слово, которое в переводе с английского означает «пара» или «двойка». Под «парой» здесь подразумевается тандем компьютер – сканер. Другими словами, TWAIN-совместимый драйвер необходим для того, чтобы операционная система компьютера могла взаимодействовать с устройствами создания и обработки изображений, в том числе и со сканерами. TWAIN драйвер сканера обычно выполнен в виде программного приложения с интуитивным пользовательским интерфейсом. Основная его функция – это передача информации от сканера к компьютерному приложению, через которое выполняются команды сканирования. Именно с его помощью производятся такие действия как предпросмотр изображений, предварительное сканирование, корректировка параметров (цвет, насыщенность и.т.д.). И именно благодаря наличию TWAIN-драйвера, вы можете осуществлять сканирование из любой программы, где есть команда Scan.

WIA

Поскольку WIA расшифровывается как Windows Imaging Architecture, несложно догадаться, что этот стандарт создан специально для ОС Windows, и разработан он был компанией Microsoft. Он предназначен для более удобного управления сканером посредством стандартных и привычных дл