Способы получения изображения документов в условиях, когда нет возможности воспользоваться стационарным оборудованием

Ни для кого не секрет, что повседневная работа с документами зачастую предусматривает их копирование, дублирование как на бумажном носителе, так и в электронном виде для последующей передачи, либо хранения.

В условиях современного офиса задача снятия копии или сканирование документа не вызывает затруднений, т.к. офис, как правило, оборудован копировальной техникой и уж наверняка у вас или у кого-либо из коллег на столе пылится старенький планшетный сканер, а то и модерновый поточный сканер. Даже наличие в офисе сетевого документного сканера сегодня не является редкостью или неоправданной роскошью. Руководители, идущие в ногу со временем,  постепенно стали осознавать, что удобство выполнения рутинных операций в офисе, с применением современных технических средств и технологий, пусть и весьма затратных, значительно повышает эффективность рабочего процесса, экономит нервы сотрудников, что в целом положительно влияет на атмосферу в офисе и в конечном итоге становится и экономически оправданным.

Но представьте себе ситуацию, когда сотрудник находится вне офиса, например на деловой встрече, на переговорах с потенциальным клиентом, в командировке либо на партнерской конференции.

В данном случае задача получения качественной «читабельной» копии или электронного изображения документа выглядит уже не так тривиально. В данной статье мы рассмотрим варианты ее решения.

1. Фотоаппарат или фотокамера телефона 

Часто приходится отправлять копии этих документов по электронной почте, для чего необходимо их отсканировать. Также нередко в работе возникают ситуации, когда копия документа нужна для последующей работы с ним, но под рукой нет ксерокса. В этом случае поможет фотоаппарат, но качество снимка документа зачастую оставляет желать лучшего. Кроме того, в условиях автономности не всегда есть возможность перенести файлы с фотокамеры на какое-либо устройство с доступом к сети интернет.

Ну и самая, пожалуй, часто встречающаяся ситуация, когда требуется сделать копии документов — это ознакомление с материалами гражданских, арбитражных и уголовных дел. Судебные помещения для ознакомления с делами полны юристов с фотоаппаратами, которые сначала пытаются перефотографировать все дела, а затем что-нибудь разобрать на полученных изображениях. Особенно печальная картина наблюдается, когда фотографии сделаны на камеру телефона. Для получения хотя бы удовлетворительного результата в таком случае от вас потребуется исключительная ловкость рук, умение фиксировать камеру в определенном положении и удерживать ее строго параллельно документу. Ситуацию так же осложняет фактор внешнего освещения, которое не всегда и не везде приемлемо. Использование вспышки, даже при ее наличии, при фотографировании документов не допустимо, так как вспышка неминуемо оставит блик, который засветит часть документа.

2. Специализированное ПО для фотографирования документов 

Помогают существенно улучшить ситуацию специально разработанные программы для мобильных устройств, которые повышают качество фотоснимка документа, посредством обработки получаемого с камеры телефона или планшета снимка. Фотографирование текста с помощью подобных приложений гордо именуется сканированием, хотя по существу таковым не является.

С помощью специальных алгоритмов данное ПО устанавливает оптимальные параметры яркости и контрастности, позволяющие сделать текст более четким. Наиболее продвинутые приложения умеют автоматически определять границы документа, а так же исправлять геометрические искажения текста на документе. Отсутствие линейных искажений текстовой строки весьма критично в случае необходимости последующего распознавания текста в документе.

Рассмотрим несколько примеров таких программ, как платных, так и бесплатных для самых популярных на сегодня мобильных операционных систем: iOS и Android.

Genius Scan - Умный сканер документов для Android

Программа для Android, которая позволит пользователям мобильных телефонов осуществлять сканирование всевозможных документов прямо на своём коммуникаторе. Удобное дополнение для функций вашего смартфона, которое пригодится как для студентов, школьников так и для деловых людей. Сколько бывало в жизни таких неприятных разочарований, когда вам позарез необходим был сканер, но в данную минуту он отсутствовал. Теперь вы избежите таких проблем, так как он всегда будет у вас в кармане. При помощи своего девайса и Genius Scan вы сможете отсканировать любые документы, книги, конспекты и сохранить их в одном из двух предложенных форматов. Утилита прекрасно работает с такими расширениями файлов как JPEG и PDF.

Программа во время сканирования проводит полную пост обработку изображения и способствует получению максимального качества картинки. Сканирование телефоном или планшетом с использованием данного приложения по качеству немного уступает обычному сканеру,  при этом хотя сканирование (фотографирование) происходит мгновенно, но дальнейшая обработка изображения занимает существенное время (примерно 10 секунд на 1 снимок документа формата А4). При этом размер файла в формате PDF в режиме черно-белый на выходе получается примерно 1 мб на лист А4, что довольно много и может затруднить отправку многостраничных документов по почте.

Удобно использовать для сканирования одного листа либо небольшого документа (2-5 листов).

Особенности программы:
- Обнаруживает страницы в кадре и проводит полную корректировку;
- Улучшает изображение с цветной или черно-белой пост-обработкой;
- Сохранение в JPG или PDF;
- Экспорт документов в любые приложения, которые поддерживают JPG или PDF;
- Обработка документов происходит по телефону, без сторонних серверов;
- Возможность передать файлы другим пользователям на телефон, по e-mail, или выложить в Twitter.

Программы сканирования документов для iPhone

Протестированные программы

1. FineScanner (бесплатная)
2. CamScanner+ (условно бесплатная)
3. Scanner Pro (платная)
4. SmartScan (платная)
5. Docscanner Pro (бесплатно)
6. PDFScanner (платная)

Результаты, получаемые с помощью этих программ, могут  приятно удивить. Для работы использовался iPhone 5s — в общем-то, флагманский аппарат с хорошей камерой. Аналогичные программы для Android-девайсов покажут схожие результаты, если, конечно, камера аппарата не подкачает.

Сразу отметим, что программы Docscanner и SmartScan не позволяют сканировать более одной страницы за раз. По этому если вам нужно работать именно  многостраничными документами, эти программы вам не подойдут.

Остается четыре программы, с которыми более-менее можно работать. Давайте определим, где более, а где менее, и расставим программы по местам.

Четвертое место — программа PDFScanner. Ее главная проблема — определение границ документа. Автоматическое распознавание встроено, но фактически не работает. А выставление границ вручную сделано крайне неудобно. Из-за этого пользоваться программой практически невозможно.

Третье место — FineScanner, продукт российской компании ABBYY. Эта программа имеет очень качественный интерфейс, удобные инструменты обработки полученных изображений (например, для перевода всех полученных сканов в черно-белые достаточно нажать одну кнопку). Одна проблема у программы — плохое автоматическое определение границ. При этом инструмент ручного выставления границ документа очень удобен, но перспектива обработать руками все полученные снимки мало кого обрадует. Хотя для сканирования небольших по объему документов эта программа весьма хороша. И еще одно замечание: сканы, полученные с ее использованием, самые большие по размеру из всех четырех программ, поэтому не всегда подойдут для пересылки по почте. Но надо отметить, что программа часто обновляется, и если разработчики улучшат инструмент автоматического определения границ, то у нее будут все шансы занять место повыше.

Программы CamScanner и Scanner Pro обладают несомненными достоинствами и небольшими недостатками, но углубленное тестирование выявило недостатки Scanner Pro и подчеркнуло достоинства CamScanner.

Из всех рассмотренных программ Scanner Pro — лучшая по автоматическому определению границ документов. Но есть одно большое «НО»: автоматическое определение должным образом работает только при идеальном положении телефона — когда вы держите его строго параллельно документу, лежащему на столе. Снимать, сидя за столом, не получится, т.к. результат будет неудобоваримым.

Еще два минуса программы касаются интерфейса. Первый: для сканирования многостраничного документа каждый раз необходимо нажимать специальную кнопку. Она расположена в правом верхнем углу, на вполне удобном месте, но голова отказывается запоминать, что ткнуть туда — обязательно. По умолчанию программа настроена на сканирование одной страницы. Второй: когда вы переходите на следующую страницу многостраничного документа, для сканирования необходимо нажать две кнопки — сначала «Далее», а затем — «Фото». Все конкуренты довольствуются одной кнопкой фотографирования.

Что касается качества сканирования: получаемые с помощью рассмотренных программ сканы примерно одинаковы по качеству и в целом весьма неплохи.

3. Сканирование с помощью ручного сканера 

Как вы уже наверное поняли, процесс «сканирования» документов с помощью мобильного телефона или планшета - задача что называется «на любителя» и потребует от вас определенных знаний и навыков в использовании специализированного ПО, а так же наличия собственно гаджета с приличной камерой и установленным в нем оговоренного выше ПО. Согласитесь - это все таки некое компромиссное, и в месте с тем недешевое решение, которое можно использовать от случая к случаю, а не каждодневно.

Решать на сколько такое решение удобно, конечно только вам. Как резервный вариант про запас оно имеет место быть, раз уж вы раскошелились на  IPhone 5S, нужно использовать устройство по полной.

Теперь рассмотрим разновидность устройств, разработанных специально для мобильного автономного сканирования документов (здесь уже термин «сканирование» используется на полных правах).

Ручной (или мобильный) сканер -универсальный помощник юриста, аудитора, делопроизводителя, страхового агента, - в общем любого человека, чья работа связана с документами. Идеальный инструмент для таких пользователей, кому необходима мобильность при получении изображений различных документов с качеством, достаточным для последующего распознавания текста или выводом документа на печать.

Познакомившись с данным устройством вы убедитесь, что делать скан-копии документов таким сканером намного удобнее, чем фотографировать их.

Устройство специально разработано для ежедневного персонального использования. Имеет сравнительно небольшие габариты и вес, а так же снабжено автономным источником питания, сменным носителем информации (как правило micro-SD карта), а так же проводным USB-интерфейсом. Некоторые модели оснащены беспроводным Wi-Fi интерфейсом, что позволяет передавать отсканированные изображения на другие устройства «по воздуху».

На сегодняшний день на рынке документных сканеров представлено несколько производителей устройств подобного типа. Рассмотрим продукцию наиболее популярных брендов, отличающихся достойным качеством и надежностью.

Сканер IRIScan Book (Производитель IRIS)  - это компактный и лёгкий ручной сканер, обеспечивающий идеальное сканирование книг, документов и журналов в формате A4 в любое время и в любом месте. Вы проводите им по бумаге и получаете отсканированное изображение, которое в дальнейшем легко обрабатываете на компьютере. Электропитание сканера происходит от пальчиковых батареек (ААА), таким образом, процесс сканирования не зависит от наличия компьютера или электросети, что является существенным преимуществом в мобильности. Приложение Readiris, поставляемое в комплекте сканера имеет русскоязычный интерфейс, ра